فکرشهر: نتایج بررسی غول دنیای وب از فرآیند دورکاری ۵۰۰۰ کارمندش، ۸ کلید کاربردی را برای مدیریت دورکاری در اختیارمان قرار می‌دهد.
به گزارش فکرشهر، روزنامه جام جم نوشت: «این روزها شکل بسیاری از محیط‌های کسب‌وکار فعال به دلیل شرایط ناخواسته‌ای که با شیوع جهانی ویروس کووید-۱۹ ایجاد شده، تغییر یافته است. بسیاری از شرکت‌ها که امکان دورکاری کارکنان برایشان فراهم بوده، در چند ماه اخیر تلاش کرده‌اند زیرساخت‌های مورد نیاز توسعه کسب‌وکارشان را از مسیرهای آنلاین و دور از محیط کار ارتقاء دهند. تجربیات بزرگان دنیای کسب‌وکار در این دوران می‌تواند الگوی خوبی برای سایرین باشد. گوگل از آن دست غول‌های کسب‌وکاری است که به دلیل ماهیت کاری‌اش به‌سرعت با شرایط جدید تطبیق پیدا کرده و حتی مدیرعامل اجرایی گوگل، ساندار پیچای، به‌تازگی اعلام کرده است که تا تیر سال آینده امکان کار کردن از خانه برای کارمندان شرکت تداوم خواهد داشت؛ خبری که با توجه به دسترسی اطلاعاتی گسترده گوگل به خودی خود می‌تواند پیام مهمی را به کسب‌وکارها بدهد. اما گوگل حرف‌های بیشتری نیز برای گفتن دارد. این شرکت بزرگ بر اساس اطلاعات مبتنی بر پرسشنامه‌ای که بر اساس حال و احوال، عملکرد، برقراری ارتباط و بازده از ۵۰۰۰ نیروی دورکارش جمع‌آوری کرده است به ۸ کلید طلایی در دوران دورکاری بر اساس پاسخ‌های کارمندانش دست پیدا کرده است.
جلسات گروهی را در اولویت قرار دهید
وقتی از خانه مشغول کار باشید، جلسات گروهی تنها زمانی است که می‌توانید با اعضای تیم کاری‌تان در تعامل باشید. بنابراین حتی اگر مورد ضروری و خاصی هم پیش نیامده است، جلسات را لغو نکنید و همیشه روال منظمی برای برگزاری آن داشته باشید. اجازه ندهید ارتباط اجتماعی‌تان به دلیل دورکاری قطع شود.
اگرچه در دنیای کار از راه دور پیام‌های نوشتاری از مهم‌ترین و جدانشدنی‌ترین اجزا هستند اما هیچ‌وقت پیام نوشتاری نمی‌تواند به‌درستی لحن و شوخی کلامی را منتقل کند و به‌راحتی می‌تواند موجب سوءتفاهم شود. از طرفی شنیدن صدا، حالت چهره در زمان صحبت و زبان بدن هر یک موجب افزایش اثرگذاری کلام و انتقال بهتر موضوعات خواهد شد. در نتیجه روش جلسات مجازی می‌تواند ضمن انتقال این پیام‌های غیر کلامی در تحکیم ارتباط اجتماعی اعضای تیم کاری نیز مؤثر باشد. فقط یادتان باشد تعداد جلسات‌تان بیش از اندازه زیاد نشود که مانع انجام کار و تمرکز کاری اعضای گروه شود.
افزایش شناخت از شخصیت افراد
اجازه ندهید به دلیل دورکاری، فضای کاری‌تان خشک و دشوار شود. از همین جلسات کاری نیز می‌توانید برای بهبود رابطه اعضای تیم استفاده کنید. برای مثال جلسات ناهار یا صبحانه مجازی تشکیل دهید تا فرصتی برای صحبت کردن در مورد فعالیت‌های غیر کاری میان اعضای تیم فراهم شود. این موضوع شاید در نگاه اول کاملا غیر کاری به نظر برسد ولی موجب همبستگی بیشتر اعضای تیم و افزایش بازدهی آنها خواهد شد.
راه ارتباطی مناسبی انتخاب کنید
برای تماس‌ها و جلسات مجازی و همچنین مسیر اشتراک‌گذاری مطالب و اطلاعات کاری باید مسیر مناسبی متناسب با نیازتان انتخاب کنید. قطعا تماس تصویری برای انتقال بهتر افکار و تصمیم‌گیری‌های جزئی می‌تواند مؤثرتر باشد اما برای یک خبررسانی کوچک قطعا فرستادن یک پیامک سریع‌تر و کاربردی‌تر خواهد بود.
مهم این است بدانید برای چه کاربردی از چه مسیر ارتباطی بهره بگیرید که بتواند سریع و کارآمد باشد. تماس‌های مکرر می‌تواند موجب ایجاد حس اضطراب و به هم ریختن تمرکز کارمندان شود. از طرف دیگر گاهی اوقات برای برخی موضوعات اگر بخواهید با پیام نوشتاری کار را پیش ببرید باید زمان طولانی صرف فرستادن و دریافت پیام کنید. در صورتی که یک تماس پنج دقیقه‌ای می‌تواند به بسیاری از سوالات پاسخ بدهد.
مرام‌نامه برای گروه کاری وضع کنید
وضع قانون کمک می‌کند انتظاراتی که از اعضای تیم کاری‌تان در این شرایط کاری دارید، به‌روشنی مشخص باشد و آنها نیز کمتر دچار برداشت نادرست و سردرگمی شوند.
بنابر اطلاعات گوگل، بهتر است این مرام‌نامه با همفکری و نظر همه اعضای گروه وضع شود و شامل موارد مختلفی از جمله موارد زیر باشد:
زمان مورد انتظار برای پاسخگویی به پیام‌ها و ایمیل‌ها
تعیین شفاف شرح وظایف افراد گروه و راهکار دسترسی به افراد در زمانی که در دسترس نیستند
انتخاب روش اشتراک‌گذاری اطلاعات
تعداد دفعات ارتباط میان اعضای گروه
پس از تنظیم مرام‌نامه آن را در گروه کاری به اشتراک بگذارید. این کار کمک می‌کند همه با هم هماهنگ باشند و کارها روال بهتری داشته باشد، استرس کاهش پیدا کند و مشکلات کندی پیشرفت کار و بازده پایین گروه نیز به طرز چشمگیری کاهش پیدا خواهد کرد.
دعوت به مشارکت کنید
برخی از اعضای گروه که روحیه درونگرا دارند معمولا مشارکت کمتری در جلسات دارند. این افراد اگر جلسات مجازی شود، چه‌بسا مشارکت کمتری هم داشته باشند. هدایتگر تیم کاری باید به‌خوبی حواسش به شخصیت رفتاری افراد باشد و در صورت مواجه شدن با چنین شرایطی با پرسیدن سوالات مستقیم، فرد را به مشارکت در جلسه دعوت کند. همچنین در هنگام جلسات حواس‌تان به حرکات و زبان بدن اعضای گروه نیز باشد.
ممکن است فردی در تلاش باشد که وارد بحث شود اما فرصت ورود از سوی دیگر اعضا به او داده نشود. بنابراین مهم است بتوانید گروه را فعال و پویا و یکدست هدایت کنید.
از تشویق کلامی غافل نشوید
یکی از موضوعاتی که در انجام کارها از دور می‌افتد این است که فرد نمی‌تواند واکنش مافوقش را در لحظه درخصوص کاری که کرده، دریافت کند. بنابراین سعی کنید در مکالمات تصویری به این نکته توجه کنید و زمانی که هر یک از اعضای تیم درخصوص کارش توضیح می‌دهد، به صورت فعال گوش کنید و نسبت به حرف‌ها عکس‌العمل نشان دهید.
بسیاری از افراد در چنین مواقعی تصویر یا صدای خودشان را قطع می‌کنند و در حالی که دیگران در حال ارائه گزارش کارشان هستند به کارهای دیگری مانند پاسخ دادن به تماس تلفنی یا پست الکترونیک‌شان می‌پردازند. درست است که در این حالت هم گزارش اعضای تیم‌تان را خواهید شنید اما این تماسی یک‌طرفه خواهد بود و قطعا حس خوبی را به طرف مقابل منتقل نمی‌کند.
حواس‌تان به اعضا باشد
باید حواس‌تان باشد که بیش از حد وقت و تمرکز اعضای تیم کاری را به هم نریزید ولی از طرف دیگر بد نیست که در میان ساعت کاری هر از چند گاهی با فرستادن یک پیام کوتاه انگیزشی، مقاله جدیدی مرتبط با حوزه کاری‌تان یا حتی عکسی جالب از حال و هوای اعضای گروه‌تان باخبر شوید و به آنها انرژی تزریق کنید.
حتی اگر در محیط کار زمان استراحت چای داشتید می‌توانید همان زمان را به صورت مجازی برگزار کنید تا مطمئن شوید اعضای گروه در فرصت کوتاهی در میان کارشان انرژی‌شان را بازیابی کرده‌اند.
اولویت با سلامت است
در دوران همه‌گیری بیماری کرونا، سلامت اعضای تیم کاری‌تان بیش از همیشه اهمیت دارد. گوگل برای این کار به کارمندانش پیشنهاد می‌کند:
فضای کاری راحتی برای خودتان در خانه انتخاب کنید. سعی کنید فضای کاری به‌نحوی باشد که بتوانید محیط کار را از زندگی خانوادگی جدا کنید.
ساعت کاری مشخصی برای خود تعیین کنید و به آن پایبند باشید. بیش از حد به کار ادامه ندهید.
هر ساعت برای چند دقیقه کوتاه از پشت میز بلند شوید و به خودتان استراحت کوتاهی بدهید.
پیش از جلسات کاری مهم یا کاری که به تمرکز بالا نیاز دارد به هر موضوع غیر کاری که دوست دارید برای چند دقیقه بپردازید.
